Canalizaciones compartidas en documentación técnica

El pasado día hablaba con uno de los responsables de nuestro departamento de Documentación sobre el futuro de la redacción técnica. El buen clima y el buen café en la terraza de la oficina animaron un interesante intercambio de ideas. Pero me quedo sobre todo con algo que él comentó:
Creo que no hay una herramienta en el mercado que pueda dar una solución completa a la gestión documental de una organización. No importa el negocio o los requerimientos de esa organización, siempre faltará algo. Estoy convencido de que la solución pasa por la integración de diferentes herramientas y fuentes de información.

Esta idea resonó en mi cabeza varios días después del encuentro. Desde hace tiempo tiendo a creer que el planteamiento de una única herramienta o metodología para la gestión documental es fallido. Este hecho es especialmente visible en entornos complejos y de gran tamaño, con múltiples equipos integrados en el desarrollo documental. Los gestores de contenido (CMS) han intentado ofrecer la solución, pero en muchos casos han complicado aún más los procesos sin dejar contento a nadie. Hace más de un año tuiteaba al respecto:


Pocos días después, por simple casualidad, me encontré con este interesante artículo de Sarah O'Keefe (@sarahokeefe), relacionado con la misma idea: Single-sourcing is dead. Long live shared pipes! O’Keefe plantea aquí el concepto de las canalizaciones compartidas (shared pipes, en el artículo original en Inglés):
[...] hemos intentado crear un mundo en el que todos los autores trabajan en un único entorno [...] La premisa es que, de alguna manera, tenemos que conducir a todos hacia el Único y Verdadero Método de Trabajo.

Pero hoy en día tenemos un entorno complejo con multitud de sitios para crear, almacenar y administrar contenido. Cada proveedor de software promueve una forma distinta de hacer las cosas.

En un entorno de canalizaciones compartidas, todo el contenido puede usar los mismos flujos de trabajo de representación y localización, pero con diversos formatos de origen y herramientas de creación.

Creo que es fácil entender este concepto si pensamos en la forma en la que muchas compañías de software comercializan sus apps: aplicaciones sencillas que realizan una única función, pero que a su vez se conectan a otras apps para presentar la información unificada.

Pensemos en Trello, por ejemplo. Trello no pretende dar respuesta a todas las necesidades del usuario, como pueden ser mensajería instantánea, videoconferencias, gestión de ficheros, etc. Por el contrario, Trello desempeña una única función (administrar tarjetas en un tablero Kanban virtual) en la que es excelente, y complementa su función mediante la integración con otros sistemas (Slack, Hangouts, Drive, etc.). Esta integración es posible gracias a las APIs, que cumplen la función de canalizaciones y permiten la conexión entre sistemas de software dispares. Trello coordina y da sentido a estas fuentes de información, pero en realidad no controla ninguna de ellas. Del mismo modo, el modelo de canalizaciones compartidas huye de la solución monolítica y busca integrar a todas las partes del proyecto documental.


Como señala O’Keefe en su artículo, quizá ha llegado el momento de dejar de pensar en el Único y Verdadero Método de Trabajo y comenzar a pensar en un flujo de trabajo compuesto por diferentes orígenes, actores y herramientas. El reto pasa ahora por conseguir conectar y coordinar cada uno de estos canales.